Şirketlerde olabildiğince adil bir performans sistemi oluşturulması, kurumun başarısında ilk belirleyici unsurdur.
Bir kurumda performans sisteminin yerleştirilmesi için alınması gereken aksiyonlar şu şekilde sıralanabilir.
1. Şirket çalışanlarını temsil edecek nitelik ve nicelikte temsilcinin katılımı ve İK konusunda uzman bir moderatörün liderliğinde düzenlenecek toplantılar zinciri ile, şirketin faaliyet alanı ve hedefleri de öngörülerek, çalışanlarında olması beklenen yetkinlikler belirlenir.
Yetkinlik sayısı onlarca olmakla birlikte Şirkete en uygun 5-6 yetkinlik belirlenir.
Yetkinliklere, Liderlik, Müşteri Odaklılık, Yenilikçilik ve innovasyon, İletişim, Problem Çözme, Analitik Düşünme, Takım Çalışması gibi, örnekler verebiliriz.
Belirleme işleminin çalışanları yansıtacak farklılık, çeşitlilikteki temsilciler aracılığı ile ve tamamen eşit temsil ile belirlenmesi kritiktir
2. Şirket yetkinliklerinin belirlenmesini takiben, mevcut çalışanların belirlenen 5-6 yetkinliğe ne denli sahip oldukları tespit edilir. Burada farklı metodlar uygulanabilir. Ölçme ve değerlendirme testleri, performans görüşmeleri vb. gibi.
3.Söz konusu yetkinliklere uygun performans formları oluşturulur. Bu formlarda söz konusu yetkinliklerin yanı sıra, şirket stratejilerine uygun rakamsal hedeflerin de yer alması gerekir ki, ölçümleme objektif gerçekleşebilsin.
4.Mali Dönem başında, karşılıklı görüşmeler ile çalışan ve yöneticisi arasında mutabık kalınacak hedefler belirlenir, ağırlıklandırılır ve performans dökümanı oluşturulur.
5.Dönem ortası sonuçlarının çıkmasıyla, ulaşılan ilk yarı yıl sonuçları yönetici ve çalışan arasında görüşülmesi gerekir. Şirket hedeflerindeki değişimlere parallel güncelleme gerekiyorsa mutabakat ile bu ara dönem değerlendirilmesinde formlarda güncellemeler gerçekleştirilmelidir.
6.Yıl sonunda ulaşılan rakamlar ile hedefler karşılaştırılmalı ve çalışanın nihai performans notu, karşılıklı görüşme ile ortaya çıkartılmalıdır.
- Şirketin bir önceki sene belirlenen hedeflerine ulaşmak “Beklenen Seviye”,
- Daha iyi rakamlara ulaşıldı ise “İyi”,
- Çok iyi sonuçlara ulaşıldı ise “Çok İyi”,
- Beklenenin altında kalındı ise “Geliştirilmesi Gerekir”
- Çok kötü sonuçlara ulaşıldı ise “Yetersiz”,
Notları ile değerlendirme yapılabilir.
Şirket önceden belirlenen hedeflerine “Beklenen Sevide” ulaştı ise çalışanların not ortalaması 3 Beklenen Seviyede olmalıdır.
7.Yetkinlikler sadece performans ölçümünde değil, yeni işe alımlarda ve yükselmelerde baz olarak alınırlar.