Organizasyonlar büyüdükçe şirket içerisinde farklı departmanların yaptığı projelerden, karşılaştığı sorunlardan diğer departmanların haberi olmayabiliyor.
Klasik hiyerarşi zinciri içerisinde bilgi aktarımı, şirket içi gayrı resmi iletişim metodu “dedikodu mekanizması” nın yanı sıra mail, intranet gibi yeni nesil iletişim araçlarının da kullanılmasına karşılık yine de iletişimde kopukluklar olabilmektedir.
İç iletişimi sağlıklı ve doğru şekilde işletebilmek, açık bir tartışma ortamı sağlamak amacıyla, en azından haftada bir kez Şirketin genel müdürü, genel müdür yardımcıları ve departmanların üst yöneticilerinin katılımı ile bir “Yönetim Komitesi” oluşturulmasını ve düzenli olarak toplanmasının sağlanmasını öneriyorum.
Ancak, etkin bir sonuç alabilmek için bu toplantılarda;
-İnsanların kişisel içerikte olmamak kaydı ile konular hakkında özgürce tartışabilme ortamı yaratılmalıdır.
-Toplantının yeri ve zamanı belli ve sınırlı olmalıdır.
-Toplantı gündemi mutlaka önceden katılımcılara gönderilmeli ve katılımcıların bu gündeme hazırlıklı gelmeleri sağlanmalıdır.
-Toplantı saati normal mesai saatlerinin içerisinde olmalıdır. “Eğer toplantıya değer veriliyorsa, mesai saatleri bu toplantı için ayrılabilir. Değer verilmiyorsa zaten yapılmamalıdır.”
-Şirket için çok aciliyeti olmayan kararların burada tartışılarak alınmasında fayda bulunmaktadır. Ancak, bu toplantıları karar almamak amacıyla kaçış yeri olarak kullanmak isteyen yöneticilere de izin vermemek gerekir.
-Toplantının “hiçbir şey gizlenmeden olabildiğince açık” geçmesi sağlanmalıdır.
-Toplantı da şirket ile ilgili önemli konular (En önemlisi: Yeni Müşteri bulmak ve Mevcut Müşteriyi içerde tutmak) mutlaka rutin gündem olmalıdır.
-Her toplantıda ilgili yöneticilerin o anda kendi departmanı için önemli gördüğü konularda bilgi vermesi sağlanmalıdır. Böylece şirket içinde kimin hangi konuları gündem yaptığı diğer taraflarca anlaşılır.
-Toplantıda alınan kararlar mutlaka tüm personelin görebileceği bir ortamda (intranet) yayınlanmalıdır.